Informatie en ict zijn noodzakelijk in de ondersteuning van het onderwijs. Denken we maar aan de leerlingadministratie- en leerlingvolgsystemen, agenda- en rapportprogramma’s, oefen- en toetssystemen…. Vaak verwerken deze geautomatiseerde systemen persoonsgegevens (van leerlingen, ouders, lesgevers…) en is de privacywetgeving (AVG) hierop van toepassing.

Deze informatieverwerking en het gebruik van ict brengen risico’s met zich mee. Denken we bijvoorbeeld maar aan een cyberaanval waarbij de gegevens versleuteld worden, een vergissing waardoor gegevens onherroepelijk gewist zijn, de natuur (bijv. overstroming of brand), et cetera. Het niet beschikbaar zijn van ict, incorrecte administraties en het uitlekken van gegevens kan leiden tot inbreuken op het geven van onderwijs en het vertrouwen in onze school.

Deze bedreigingen maken het noodzakelijk om adequate maatregelen te nemen op het gebied van informatieveiligheid en privacy (IVP) om de risico’s die gepaard gaan met deze bedreigingen tot een aanvaardbaar niveau te reduceren. Om dit structureel op te pakken is het noodzakelijk dat we een duidelijk maken waar het om gaat, een doel stellen en de manier waarop we dit doel willen bereiken.

1.1 Toelichting informatieveiligheid

Onder informatieveiligheid wordt verstaan: het nemen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de kwaliteitsaspecten van de informatie en ict zo maximaal mogelijk te garanderen.

Deze kwaliteitsaspecten zijn:

Beschikbaarheid: de mate waarin gegevens en/of functionaliteiten beschikbaar zijn op de juiste momenten.
Integriteit: de mate waarin gegevens en/of functionaliteiten juist, volledig en actueel zijn.
Vertrouwelijkheid: de mate waarin de toegang tot gegevens en/of functionaliteiten beperkt is tot degenen die daartoe bevoegd zijn.
Controleerbaarheid: de mate waarin het mogelijk is om achteraf parameters die van belang zijn voor beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid te verifiëren.

Onvoldoende informatieveiligheid kan leiden tot onacceptabele risico’s bij de uitvoering van onderwijs en bij de dagdagelijkse werking van de onderwijsinstelling. Incidenten en inbreuken in deze processen kunnen leiden tot financiële schade en imagoverlies.

1.2 Toelichting privacy

Privacy gaat over de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens dienen beschermd te worden conform de huidige wet- en regelgeving. De bescherming van de privacy regelt onder andere de voorwaarden waaronder persoonsgegevens gebruikt mogen worden.

Persoonsgegevens zijn hierbij alle gegevens van een geïdentificeerd of identificeerbaar individu. Onder verwerking wordt verstaan elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens. Denken we maar aan het verzamelen, raadplegen, bijwerken, verspreiden tot met het wissen van deze gegevens.

1.3 Vervlechting informatieveiligheid en privacy

Informatieveiligheid is noodzakelijk om privacy te waarborgen. Beide begrippen zijn met elkaar verbonden. Het onderwerp informatieveiligheid en privacy wordt afgekort tot IVP. Deze beleidstekst ligt ten grondslag aan de aanpak van informatieveiligheid en privacy binnen VBS De Linde

2 Doel en reikwijdte

2.1 Doel

Dit beleid heeft als doelen:

Het waarborgen van de continuïteit van het onderwijs en de dagdagelijkse werking van #instelling#.
Het garanderen van de privacy van leerlingen en medewerkers waardoor beveiligings- en privacy-incidenten zoveel mogelijk worden voorkomen.

Dit beleid is erop gericht om de kwaliteit van de verwerking van informatie en de beveiliging van persoonsgegevens te optimaliseren waarbij er een goede balans moet zijn tussen privacy, functionaliteit, veiligheid en middelen. Uitgangspunt is dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene, met name van medewerkers, leerlingen en ouders wordt gerespecteerd en dat VBS De Linde voldoet aan relevante wet- en regelgeving.

2.2 Reikwijdte

Het beleid heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens van alle betrokkenen binnen VBS De Linde waaronder in ieder geval: alle medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties, evenals op andere betrokkenen waarvan VBS De Linde persoonsgegevens verwerkt.
Dit beleid is van toepassing op zowel de digitale als geschreven verwerking van persoonsgegevens.

Het IVP-beleid geldt voor alle medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties die uit hoofde van hun taak, op school of thuis persoonsgegevens verwerken.
Het beleid heeft betrekking op gecontroleerde informatie die door onszelf is gegenereerd en wordt beheerd. Daarnaast is het ook van toepassing op niet-gecontroleerde informatie waarop de school kan worden aangesproken, zoals uitspraken van medewerkers en leerlingen in discussies, op (persoonlijke pagina’s van) websites en sociale media. Hiervoor werkt VBS De Linde met gedragscodes.
Het IVP-beleid binnen VBS De Linde heeft raakvlakken met:

Algemeen veiligheids- en toegangsbeveiligingsbeleid; met als aandachtspunten bedrijfshulp-verlening, fysieke toegang en beveiliging, crisismanagement, huisvesting en ongevallen;
Personeels- en organisatiebeleid; met als aandachtspunten in- en uitstroom van medewerkers, functiewisselingen, functiescheiding en vertrouwensfuncties;
IT-beleid; met als aandachtspunten de aanschaf, het beheer, het gebruik en/of het uit dienst stellen van hardware, software, services en (digitale) leermiddelen;
Participatie van leerlingen, hun ouders/verzorgers en medewerkers.

3 Uitgangspunten

3.1 Algemene beleidsuitgangspunten

De belangrijkste beleidsuitgangspunten bij VBS De Linde zijn:

IVP dient te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder aan de Algemene Verorde-ning Gegevensbescherming (AVG).
verwerking van persoonsgegevens is steeds gebaseerd op één van de in deze verordening vastgelegde rechtmatigheden. Hierbij willen we een goede balans zoeken tussen het belang van VBS De Linde om persoonsgegevens te verwerken en het belang van de betrokkene om in een vrije omgeving eigen keuzes te maken met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens.

Het schoolbestuur,Vrije Basischool De Linde, is als rechtspersoon de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die in opdracht van VBS de Linde verwerkt worden.
VBS De Linde beheert ook informatie waarvan de intellectuele eigendom (het auteursrecht) toebehoort aan derden. Medewerkers en leerlingen moeten dus goed geïnformeerd worden over de regelgeving rond het gebruik van informatie.
Informatie heeft een waarde: financieel, economisch maar zeker ook emotioneel. De waarde van informatie wordt daarom bij VBS De Linde geclassificeerd. Deze classificatie vormt het uitgangspunt voor de te nemen maatregelen. Vervolgens worden mogelijke risico’s geïdentificeerd middels een risico-analyse, waarbij gebruik gemaakt wordt van de classificatie. Het beleid maakt een balans tussen de risico’s van hetgeen we willen beschermen en de benodigde maatregelen.

VBS De Linde sluit met alle leveranciers van digitale onderwijsmiddelen (zowel van educatieve als bedrijfsapplicaties) verwerkersovereenkomsten af indien deze persoonsgegevens ontvangen van de school.

Binnen VBS De Linde is het veilig en betrouwbaar omgaan met informatie de verantwoordelijkheid van iedereen. Hierbij hoort niet alleen het actief bijdragen aan de veiligheid van geautomatiseerde systemen en de daarin opgeslagen informatie, maar ook van fysieke documenten.
Er wordt van alle medewerkers, leerlingen, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties verwacht dat zij zich ‘fatsoenlijk’ gedragen met een eigen verantwoordelijkheid. Het is niet acceptabel dat door al dan niet opzettelijk gedrag onveilige situaties ontstaan die leiden tot schade en/of imagoverlies. In het algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs (artikel 7 § 7) wordt hiernaar verwezen.
Bij wijzigingen in de infrastructuur, de aanschaf en de uit dienst name van (informatie)systemen, wordt bij VBS De Linde steeds rekening gehouden met IVP.

IVP is bij VBS De Linde een continu proces, waarbij regelmatig (minimaal jaarlijks) wordt geëvalueerd en wordt gekeken of aanpassing gewenst is.

3.2 Uitgangspunten privacy

De zes vuistregels met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens bij VBS De Linde zijn:

Doelbepaling en doelbinding: persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de verwerking vastgesteld. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doelen waarvoor ze zijn verkregen.
Grondslag: verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één van de wettelijke rechtmatigheden: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, openbaar belang, vitaal belang van de betrokkene of gerechtvaardigd belang.
Dataminimalisatie: bij de verwerking van persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt: het type persoonsgegevens moet redelijkerwijs nodig zijn om het doel te bereiken. Ze staan in verhouding tot het doel (= proportioneel). Het doel kan niet met minder, alternatieve of andere gegevens worden bereikt.
Transparantie: de school legt aan betrokkenen (leerlingen, hun ouders en medewerkers) op transparante wijze verantwoording af over het gebruik van hun persoonsgegevens, alsmede over het gevoerde IVP-beleid. Deze informatievoorziening vindt ongevraagd plaats. Daarnaast hebben deze betrokkenen recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hun persoonsgegevens. Daarnaast kunnen betrokkenen zich verzetten tegen het gebruik van hun gegevens.
Opslagbeperking: data wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk. De verwerking wordt door het IVP-beleid beperkt in de tijd.
Data-integriteit: er zijn maatregelen getroffen om te waarborgen dat de te verwerken persoonsgegevens juist en actueel zijn, en dat zij voldoende beschikbaar zijn om de werking van VBS De Linde te waarborgen. Persoonsgegevens moeten adequaat worden beveiligd volgens algemeen en breed geaccepteerde beveiligingsnormen.

Bij alle registraties op basis van toestemming, zal VBS De Linde een eenduidige procedure hanteren die een actieve en aantoonbare handeling vereist.

4 Wet- en regelgeving

VBS De Linde voldoet aan alle van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving, waaronder:

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Camerawet
Auteurswet

5 Organisatie

De organisatie van IVP gaat over processen, gewoontes, beleid, wetten en regels die van betekenis zijn voor de manier waarop mensen een organisatie besturen, beheren en controleren. Hierbij spelen de relaties tussen de verschillende betrokkenen en de doelen van de organisatie een rol. Dit hoofdstuk beschrijft hoe IVP in VBS De Linde is georganiseerd. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen drie niveaus:

Richtinggevend (strategisch)
Sturend (tactisch)
Uitvoerend (operationeel)

Voor elk niveau wordt beschreven welke verantwoordelijkheden en taken de verschillende rollen met zich meebrengen.

5.1 Rollen (functies) rondom IVP

Om IVP gestructureerd en gecoördineerd aan te pakken worden bij VBS De Linde een aantal rollen aan medewerkers in de bestaande organisatie toegewezen.

5.2 Richtinggevend

Verwerkingsverantwoordelijke

Het schoolbestuur is eindverantwoordelijk voor IVP en stelt het beleid en de basismaatregelen op het gebied van IVP vast. Linde

De toepassing en werking van het IVP-beleid wordt op basis van regelmatige rapportages geëvalueerd.

Zie bijlage 1 voor een schematische weergave van de rol- en taakverdelingen aangaande IVP op VBS De en binnen VBS De Linde

5.3 Sturend

Data Protection Officer (DPO) van de koepelorganisatie

Vanuit de koepelorganisatie Katholiek Onderwijs Vlaanderen wordt er een Data Protection Officer aangesteld. Deze zal binnen het schoolbestuur of instelling het Aanspreekpunt Informatieveiligheid (AIV) aansturen. De taak bestaat uit:

schoolbesturen informeren en adviseren over hun verplichtingen vanuit de AVG en vanuit andere gege-vensbeschermingsbepalingen;
AIV’s opleiden en hulpmiddelen verstrekken zodanig dat ze binnen hun instelling(en) het IVP-beleid kun-nen ondersteunen;
desgevraagd advies verstrekken over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling;
met de toezichthoudende autoriteit samenwerken en optreden als aanspreekpunt voor deze autoriteit.

Aanspreekpunt Informatieveiligheid

Het AIV is een rol op sturend niveau. Hij geeft terugkoppeling en advies aan de eindverantwoordelijke (directie van de instelling, raad van bestuur van het schoolbestuur) en staat de mensen op uitvoerend niveau bij. Het AIV moet:

Het beleid vertalen naar richtlijnen, procedures, maatregelen en documenten voor de gehele instelling
De uniformiteit bewaken binnen VBS De Linde
Meewerken aan de bewustmaking en opleiding van het personeel
Het aanspreekpunt zijn voor incidenten op het gebied van IVP
De verdere afhandeling van incidenten binnen VBS De Linde coördineren

Domeinverantwoordelijke / proceseigenaar

Binnen elke instelling zijn er verschillende domeinen/processen, zoals bv. ict, personeel, administratie, facilitaire en financiële zaken, onderwijs et cetera. Op elk van deze domeinen/processen is iemand verantwoordelijk om te bepalen op welke wijze IVP daarbinnen wordt vormgegeven in richtlijnen, procedures en instructies.

De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de risico’s die veroorzaakt worden doordat personen of applicaties ten onrechte toegang krijgen tot applicaties. Om deze risico’s te verkleinen hebben proceseigenaren de volgende specifieke taken:

Samen met de raad van bestuur / de directie stellen zij het beleid voor toegang vast.
Samen met het functioneel beheer en ict zien zij er op toe dat gebruikers alleen toegang krijgen tot het netwerk en de netwerkdiensten waarvoor zij specifiek bevoegd zijn.
Samen met het functioneel beheer en ict beoordelen zij regelmatig de toegangsrechten van gebruikers.

Leidinggevenden hebben een voorbeeldrol ten opzichte van hun medewerkers.

5.4 Uitvoerend

Leidinggevende

Naleving van het Informatieveiligheidsbeleid is onderdeel van de integrale bedrijfsvoering. Iedere leidinggevende heeft op uitvoerend niveau de taak om:

er voor te zorgen dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van het beveiligingsbeleid;
toe te zien op de naleving van het IVP-beleid door de medewerkers, waarbij hij/zij zelf een voorbeeldfunctie heeft;
periodiek het onderwerp IVP onder de aandacht te brengen in werkoverleggen, beoordelingen etc.;
als aanspreekpunt beschikbaar te zijn voor alle personeel gerelateerde IVP-onderwerpen.

De leidinggevende kan in zijn taak ondersteund worden door het AIV.

Ict-coördinator

De ict-coördinator vormt een technisch aanspreekpunt inzake informatieveiligheid voor het management en de medewerkers, en zorgt in de praktijk voor de implementatie van toegangsrechten en de rapportage aangaande digitale informatieveiligheid.

Functioneel beheerder

De functioneel beheerder wordt vanuit de domeinverantwoordelijke / proceseigenaar voorzien van een ingevuld werkpakket, bestaande uit richtlijnen, procedures en instructies. Op basis hiervan voert hij zijn of haar taken uit.

Medewerker

Alle medewerkers hebben een verantwoordelijkheid met betrekking tot informatieveiligheid in hun dagelijkse werkzaamheden. Deze verantwoordelijkheden zijn beschreven in o.a. het privacyreglement en eraan toegevoegde nota’s en visieteksten aangaande IVP op VBS De Linde. Daarnaast worden medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden, waar nodig, ondersteund met checklists, formulieren en praktische tools.

Medewerkers wordt gevraagd om actief betrokken te zijn bij informatieveiligheid. Dit kan door meldingen te maken van veiligheidsincidenten, het doen van voorstellen ter verbetering van IVP en het uitoefenen van invloed op het beleid (individueel of via de ervoor voorziene overlegorganen en/of via het aanspreekpunt). Zelf hebben zij ook een voorbeeldfunctie naar andere medewerkers, externen en vooral leerlingen toe.

Van ambtswege uit, of eventueel contractueel, worden alle medewerkers (ook extern) van VBS De Linde die toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens, gebonden aan een discretieplicht. Welbepaalde (externe) medewerkers zijn wettelijk gebonden aan een beroepsgeheim.

6 Controle en rapportage

Dit IVP-beleid en alle bijhorende richtlijnen, nota’s en tools, worden minimaal elke twee jaar getoetst en bijgesteld door het schoolbestuur. Hierbij wordt rekening gehouden met:

De status van de informatieveiligheid als geheel (beleid, organisatie, risico’s)
De effectiviteit van de genomen maatregelen en aantoonbare werking daarvan

Daarnaast kent VBS De Linde een jaarlijkse planning en controlecyclus voor IVP. Dit is een vast evaluatieproces waarmee de inhoud en effectiviteit van het IVP-beleid wordt getoetst.

Voor alle overlegmomenten geldt dat deze zoveel mogelijk ingepast worden in bestaande overlegvormen met hetzelfde karakter waarbij op:

strategisch niveau (richtinggevend) wordt gesproken over organisatie, alsmede over doelen, bereik en ambitie op het gebied van IVP.
tactisch niveau (sturend) de strategie wordt vertaald naar plannen, te hanteren normen, evaluatiemethoden, e.d. Deze plannen en instrumenten zijn sturend voor de uitvoering.
operationeel niveau (uitvoerend) de onderwerpen worden besproken die de dagelijkse uitvoering aangaan. Deze overlegvorm wordt niet centraal georganiseerd, en indien nodig in elk organisatieonderdeel van VBS De Linde afzonderlijk.

6.1 Voorlichting en bewustzijn

Beleid en maatregelen zijn niet voldoende om risico’s op het terrein van informatieveiligheid en privacy uit te sluiten. In de praktijk blijkt de mens meestal de belangrijkste speler. Daarom wordt bij VBS De Linde het bewustzijn van de individuele medewerkers voortdurend aangescherpt, zodat de kennis van risico’s wordt verhoogd en veilig en verantwoord gedrag wordt aangemoedigd. Onderdeel van het beleid zijn onder andere de regelmatig terugkerende bewustwordingscampagnes voor iedereen binnen de school. Verhoging van het beveiligingsbewustzijn is een verantwoordelijkheid van het AIV en leidinggevende(n), met de raad van bestuur van VBS De Linde als eindverantwoordelijke.

6.2 Classificatie en risicoanalyse

Bij VBS De Linde heeft alle informatie waarde, daarom worden alle gegevens waarop dit beleid van toepassing is, geclassificeerd. De risicoanalyse zal het niveau van de beveiligingsmaatregelen bepalen rekening houdend met de classificatie van de gegevens. Daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid de kwaliteitsaspecten die van belang zijn voor de informatievoorziening.

6.3 Incidenten en datalekken

Bij VBS De Linde is het melden van beveiligingsincidenten en datalekken vastgelegd in een protocol.

Alle incidenten kunnen worden gemeld bij privacy@vbsdelinde.be. De afhandeling van deze incidenten volgt een gestructureerd proces, waarbij men ook voorziet in de juiste stappen rondom de meldplicht datalekken.

6.4 Controle, naleving en sancties

De naleving bestaat uit algemeen toezicht op de dagelijkse praktijk van het IVP proces. Van belang hierbij is dat leidinggevenden en proceseigenaren hun verantwoordelijkheid nemen en hun medewerkers aanspreken in geval van tekortkomingen. Bij VBS De Linde wordt actief aandacht besteed aan IVP bij de aanstelling, tijdens functioneringsgesprekken, met een gedragscode, met periodieke bewustwordingscampagnes, et cetera.

Mocht de naleving ernstig tekort schieten, dan kan VBS De Linde de betrokken verantwoordelijke medewerkers een sanctie opleggen, binnen de kaders van de CAO en de wettelijke mogelijkheden. Voor de bevordering van de naleving van de AVG heeft het AIV een belangrijke rol.

Bijlage 1: Tabel IVP rollen en taken

Wie

Rollen

Hoe

Verantwoordelijkheid / taken

Wat

Realiseren / vastleggen

School- of centrumbestuur

Eindverantwoordelijke
IVP-beleidsvorming, -vastlegging en het uitdragen ervan
Verantwoordelijk voor het zorgvuldig en rechtmatig verwerken van persoonsgegevens
Evalueren toepassing en werking IVP-beleid op basis van rapportages en bijsturen van dit beleid indien nodig
Organisatie IVP inrichten

Informatieveiligheids- en privacy beleid opstellen en goedkeuren en communiceren
Aanspreekpunt informatieveiligheid aanstellen
Oprichten veiligheidscel

Leidinggevende (directie)

Toezien op de naleving van het IVP-beleid en privacywetgeving en de daarbij behorende processen, richtlijnen en procedures door de medewerkers.
Communicatie naar alle betrokkenen; er voor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het IVP-beleid en de consequenties ervan.
Voorbeeldfunctie met positieve en actieve houding t.a.v. IVP-beleid.
Rapporteren voortgang m.b.t. doelstellingen IVP-beleid aan bestuur
Periodiek het onderwerp informatiebeveiliging onder de aandacht brengen in werkoverleg, beoordelingen,…
Implementeren IVP-maatregelen.

Communiceren, informeren en toezien op naleving van o.a.:

IVP in het algemeen
Hoe omgaan met leerlingendossiers
Wie mag wat zien
Gedragscode
Beveiliging van ruimtes
Preventieve maatregelen ( o.a. brand en waterschade aan servers…)
…

Data protection officer koepel

Schoolbesturen informeren en adviseren over hun verplichtingen krachtens de AVG en regelgeving;
Richtlijnen, kaders, procedures opstellen en aanbevelingen doen m.b.t. informatieveiligheid en privacy
Aanspreekpunten IVP opleiden en hen de nodige tools en hulpmiddelen verstrekken
desgevraagd advies verstrekken over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling
samenwerken met de toezichthoudende autoriteit en optreden als aanspreekpunt voor deze autoriteit
Brugfiguur naar de externe partijen toe
Lerend netwerk ontwikkelen en aansturen

Opstellen van algemene processen, richtlijnen en sjablonen IVP
Nascholingstraject organiseren
Overleg met informatieveiligheidsconsulenten onderwijsnetten en GO!
Overleg met externe partijen: leveranciers van leerlingadministratie en -volgsysytemen en leveranciers van didactische software
Tools aanpassen/ontwikkelen

Wie

Rollen

Hoe

Verantwoordelijkheid / taken

Wat

Realiseren / vastleggen

Aanspreekpunt informatieveiligheid

Informeert en adviseert directie/bestuur en personeel over IVP
Rapporteert naar directie/bestuur
Informeert de data protection officer van de koepel
Meewerken aan de uitwerking van een specifiek IVP-beleid op basis van het algemeen IVP-beleid
Voorstellen doen tot aanpassingen van centraal aangeboden processen, richtlijnen en procedures om de uitvoering van het IVP-beleid te ondersteunen binnen de school
Meewerken aan:
- classificatie van middelen
- risicoanalyse
- het opstellen van een veiligheidsplan
Aanspreekpunt voor IVP-incidenten
Incidentafhandeling (registreren en evalueren).
Invullen register verwerkingsactiviteiten

Voorstellen van aanpassingen aan de uitgewerkte formulieren van processen, richtlijnen en procedures rond IVP, bijvoorbeeld:

Security awareness activiteiten
Authenticatie en autorisatie-beleid
Gedragscodes (ICT en internetgebruik, sociale media, privacybeleid…) naar medewerkers en leerlingen toe
Verwerkersovereenkomsten regelen
Toestemming opstellen gebruik foto’s en video
Communicatieplan naar medewerkers, leerlingen, ouders en cursisten
Procedure IVP-incident afhandeling
Inrichten meldpunt datalekken
Melden datalekken naar de overheid toe
…

Invullen van register verwerkingsactiviteiten voor schooleigen situatie

Informatieveiligheidscel (CIV) van de school of het schoolbestuur [1]

Classificatie van informatie
IVP risicoanalyse uitvoeren
Prioriteiten voorstellen
Toegangsbeleid zowel fysiek als digitaal vaststellen en laten bekrachtigen door bestuur
De toegangsrechten van gebruikers regelmatig beoordelen en controleren.
Evalueren IVP-beleid en voorstellen van verbetermaatregelen
Bespreking veiligheidsincidenten en voorstellen formuleren voor te nemen maatregelen
Aanpassen gegevensbeschermings-effectbeoordeling aan eigen situatie

Inventariseren waar persoonsgegevens van de school terechtkomen (leveranciers lijst)
Classificatie van informatiebronnen en persoonsgegevens
Risicoanalyse uitvoeren en documenteren

Diverse aanvullende beleidsstukken, richtlijnen, procedures en protocollen, waaronder:

Toegangsmatrix diverse informatiesystemen en netwerk

Iedereen

Uitvoeren taken conform gegeven richtlijnen en procedures.
Verantwoordelijk omgaan met IVP bij de dagelijkse werkzaamheden

Richtlijnen en procedures volgen

Melden incidenten aan aanspreekpunt informatieveiligheid

Bijlage 2: Aanvullende nota’s

Bij dit algemene deel van het IVP-beleid horen nog enkele specifieke nota’s :

Classificatie van persoonsgegevens
Toegangsmatrices
Wachtwoordbeleid
Communicatiebeleid
Toestelbeleid
Backupbeleid

Tevens is er een bijkomend document voorzien, dat de nodige achtergrondinformatie bij deze nota’s.

[1] bestaande uit domeinverantwoordelijke/ proceseigenaren waaronder: ICT, personeelsdienst, preventieadviseur, financiën, leerlingenadministratie, facilitair management, leidinggevende en het aanspreekpunt informatieveiligheid

INFORMATIEVEILIGHEIDS-

EN PRIVACYBELEID

Vrije Basisschool De Linde

voor:

Vrije Basisschool De Linde

Versie	Datum	Status	Auteur(s)	Opmerking
1.0	2018-05-26	GELDIG	Lieven Vanoyenbrugge
			Hans Ickx
			Luc Van Gelder

Inhoud

1 Inleiding. 3

1.1 Toelichting informatieveiligheid. 3

1.2 Toelichting privacy. 3

1.3 Vervlechting informatieveiligheid en privacy. 3

2 Doel en reikwijdte. 4

2.1 Doel 4

2.2 Reikwijdte. 4

3 Uitgangspunten. 5

3.1 Algemene beleidsuitgangspunten. 5

3.2 Uitgangspunten privacy. 6

4 Wet- en regelgeving. 6

5 Organisatie. 7

5.1 Rollen (functies) rondom IVP. 7

5.2 Richtinggevend. 7

5.3 Sturend. 7

5.4 Uitvoerend. 8

6 Controle en rapportage. 9

6.1 Voorlichting en bewustzijn. 9

6.2 Classificatie en risicoanalyse. 9

6.3 Incidenten en datalekken. 9

6.4 Controle, naleving en sancties. 9

Bijlage 1: Tabel IVP rollen en taken. 10

Bijlage 2: Aanvullende nota’s. 12

1Inleiding

1.1Toelichting informatieveiligheid

Onder informatieveiligheid wordt verstaan: het nemen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de kwaliteitsaspecten van de informatie en ict zo maximaal mogelijk te garanderen.

Deze kwaliteitsaspecten zijn:

Beschikbaarheid: de mate waarin gegevens en/of functionaliteiten beschikbaar zijn op de juiste momenten.
Integriteit: de mate waarin gegevens en/of functionaliteiten juist, volledig en actueel zijn.
Vertrouwelijkheid: de mate waarin de toegang tot gegevens en/of functionaliteiten beperkt is tot degenen die daartoe bevoegd zijn.
Controleerbaarheid: de mate waarin het mogelijk is om achteraf parameters die van belang zijn voor beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid te verifiëren.

1.2Toelichting privacy

1.3Vervlechting informatieveiligheid en privacy

2Doel en reikwijdte

2.1Doel

Dit beleid heeft als doelen:

Het waarborgen van de continuïteit van het onderwijs en de dagdagelijkse werking van #instelling#.
Het garanderen van de privacy van leerlingen en medewerkers waardoor beveiligings- en privacy-incidenten zoveel mogelijk worden voorkomen.

2.2Reikwijdte

Het beleid heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens van alle betrokkenen binnen VBS De Linde waaronder in ieder geval: alle medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties, evenals op andere betrokkenen waarvan VBS De Linde persoonsgegevens verwerkt.
Dit beleid is van toepassing op zowel de digitale als geschreven verwerking van persoonsgegevens.

Het IVP-beleid geldt voor alle medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties die uit hoofde van hun taak, op school of thuis persoonsgegevens verwerken.
Het beleid heeft betrekking op gecontroleerde informatie die door onszelf is gegenereerd en wordt beheerd. Daarnaast is het ook van toepassing op niet-gecontroleerde informatie waarop de school kan worden aangesproken, zoals uitspraken van medewerkers en leerlingen in discussies, op (persoonlijke pagina’s van) websites en sociale media. Hiervoor werkt VBS De Linde met gedragscodes.
Het IVP-beleid binnen VBS De Linde heeft raakvlakken met:

Algemeen veiligheids- en toegangsbeveiligingsbeleid; met als aandachtspunten bedrijfshulp-verlening, fysieke toegang en beveiliging, crisismanagement, huisvesting en ongevallen;
Personeels- en organisatiebeleid; met als aandachtspunten in- en uitstroom van medewerkers, functiewisselingen, functiescheiding en vertrouwensfuncties;
IT-beleid; met als aandachtspunten de aanschaf, het beheer, het gebruik en/of het uit dienst stellen van hardware, software, services en (digitale) leermiddelen;
Participatie van leerlingen, hun ouders/verzorgers en medewerkers.

3Uitgangspunten

3.1Algemene beleidsuitgangspunten

De belangrijkste beleidsuitgangspunten bij VBS De Linde zijn:

IVP dient te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder aan de Algemene Verorde-ning Gegevensbescherming (AVG).
verwerking van persoonsgegevens is steeds gebaseerd op één van de in deze verordening vastgelegde rechtmatigheden. Hierbij willen we een goede balans zoeken tussen het belang van VBS De Linde om persoonsgegevens te verwerken en het belang van de betrokkene om in een vrije omgeving eigen keuzes te maken met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens.

Het schoolbestuur,Vrije Basischool De Linde, is als rechtspersoon de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die in opdracht van VBS de Linde verwerkt worden.
VBS De Linde beheert ook informatie waarvan de intellectuele eigendom (het auteursrecht) toebehoort aan derden. Medewerkers en leerlingen moeten dus goed geïnformeerd worden over de regelgeving rond het gebruik van informatie.
Informatie heeft een waarde: financieel, economisch maar zeker ook emotioneel. De waarde van informatie wordt daarom bij VBS De Linde geclassificeerd. Deze classificatie vormt het uitgangspunt voor de te nemen maatregelen. Vervolgens worden mogelijke risico’s geïdentificeerd middels een risico-analyse, waarbij gebruik gemaakt wordt van de classificatie. Het beleid maakt een balans tussen de risico’s van hetgeen we willen beschermen en de benodigde maatregelen.

VBS De Linde sluit met alle leveranciers van digitale onderwijsmiddelen (zowel van educatieve als bedrijfsapplicaties) verwerkersovereenkomsten af indien deze persoonsgegevens ontvangen van de school.

Binnen VBS De Linde is het veilig en betrouwbaar omgaan met informatie de verantwoordelijkheid van iedereen. Hierbij hoort niet alleen het actief bijdragen aan de veiligheid van geautomatiseerde systemen en de daarin opgeslagen informatie, maar ook van fysieke documenten.
Er wordt van alle medewerkers, leerlingen, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties verwacht dat zij zich ‘fatsoenlijk’ gedragen met een eigen verantwoordelijkheid. Het is niet acceptabel dat door al dan niet opzettelijk gedrag onveilige situaties ontstaan die leiden tot schade en/of imagoverlies. In het algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs (artikel 7 § 7) wordt hiernaar verwezen.
Bij wijzigingen in de infrastructuur, de aanschaf en de uit dienst name van (informatie)systemen, wordt bij VBS De Linde steeds rekening gehouden met IVP.

IVP is bij VBS De Linde een continu proces, waarbij regelmatig (minimaal jaarlijks) wordt geëvalueerd en wordt gekeken of aanpassing gewenst is.

3.2Uitgangspunten privacy

De zes vuistregels met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens bij VBS De Linde zijn:

Doelbepaling en doelbinding: persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de verwerking vastgesteld. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doelen waarvoor ze zijn verkregen.
Grondslag: verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één van de wettelijke rechtmatigheden: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, openbaar belang, vitaal belang van de betrokkene of gerechtvaardigd belang.
Dataminimalisatie: bij de verwerking van persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt: het type persoonsgegevens moet redelijkerwijs nodig zijn om het doel te bereiken. Ze staan in verhouding tot het doel (= proportioneel). Het doel kan niet met minder, alternatieve of andere gegevens worden bereikt.
Transparantie: de school legt aan betrokkenen (leerlingen, hun ouders en medewerkers) op transparante wijze verantwoording af over het gebruik van hun persoonsgegevens, alsmede over het gevoerde IVP-beleid. Deze informatievoorziening vindt ongevraagd plaats. Daarnaast hebben deze betrokkenen recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hun persoonsgegevens. Daarnaast kunnen betrokkenen zich verzetten tegen het gebruik van hun gegevens.
Opslagbeperking: data wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk. De verwerking wordt door het IVP-beleid beperkt in de tijd.
Data-integriteit: er zijn maatregelen getroffen om te waarborgen dat de te verwerken persoonsgegevens juist en actueel zijn, en dat zij voldoende beschikbaar zijn om de werking van VBS De Linde te waarborgen. Persoonsgegevens moeten adequaat worden beveiligd volgens algemeen en breed geaccepteerde beveiligingsnormen.

Bij alle registraties op basis van toestemming, zal VBS De Linde een eenduidige procedure hanteren die een actieve en aantoonbare handeling vereist.

4Wet- en regelgeving

VBS De Linde voldoet aan alle van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving, waaronder:

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Camerawet
Auteurswet

5Organisatie

Richtinggevend (strategisch)
Sturend (tactisch)
Uitvoerend (operationeel)

Voor elk niveau wordt beschreven welke verantwoordelijkheden en taken de verschillende rollen met zich meebrengen.

5.1Rollen (functies) rondom IVP

Om IVP gestructureerd en gecoördineerd aan te pakken worden bij VBS De Linde een aantal rollen aan medewerkers in de bestaande organisatie toegewezen.

5.2Richtinggevend

Verwerkingsverantwoordelijke

Het schoolbestuur is eindverantwoordelijk voor IVP en stelt het beleid en de basismaatregelen op het gebied van IVP vast. Linde

De toepassing en werking van het IVP-beleid wordt op basis van regelmatige rapportages geëvalueerd.

Zie bijlage 1 voor een schematische weergave van de rol- en taakverdelingen aangaande IVP op VBS De en binnen VBS De Linde

5.3Sturend

Data Protection Officer (DPO) van de koepelorganisatie

schoolbesturen informeren en adviseren over hun verplichtingen vanuit de AVG en vanuit andere gege-vensbeschermingsbepalingen;
AIV’s opleiden en hulpmiddelen verstrekken zodanig dat ze binnen hun instelling(en) het IVP-beleid kun-nen ondersteunen;
desgevraagd advies verstrekken over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling;
met de toezichthoudende autoriteit samenwerken en optreden als aanspreekpunt voor deze autoriteit.

Aanspreekpunt Informatieveiligheid

Het beleid vertalen naar richtlijnen, procedures, maatregelen en documenten voor de gehele instelling
De uniformiteit bewaken binnen VBS De Linde
Meewerken aan de bewustmaking en opleiding van het personeel
Het aanspreekpunt zijn voor incidenten op het gebied van IVP
De verdere afhandeling van incidenten binnen VBS De Linde coördineren

Domeinverantwoordelijke / proceseigenaar

Samen met de raad van bestuur / de directie stellen zij het beleid voor toegang vast.
Samen met het functioneel beheer en ict zien zij er op toe dat gebruikers alleen toegang krijgen tot het netwerk en de netwerkdiensten waarvoor zij specifiek bevoegd zijn.
Samen met het functioneel beheer en ict beoordelen zij regelmatig de toegangsrechten van gebruikers.

Leidinggevenden hebben een voorbeeldrol ten opzichte van hun medewerkers.

5.4Uitvoerend

Leidinggevende

Naleving van het Informatieveiligheidsbeleid is onderdeel van de integrale bedrijfsvoering. Iedere leidinggevende heeft op uitvoerend niveau de taak om:

er voor te zorgen dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van het beveiligingsbeleid;
toe te zien op de naleving van het IVP-beleid door de medewerkers, waarbij hij/zij zelf een voorbeeldfunctie heeft;
periodiek het onderwerp IVP onder de aandacht te brengen in werkoverleggen, beoordelingen etc.;
als aanspreekpunt beschikbaar te zijn voor alle personeel gerelateerde IVP-onderwerpen.

De leidinggevende kan in zijn taak ondersteund worden door het AIV.

Ict-coördinator

Functioneel beheerder

Medewerker

6Controle en rapportage

Dit IVP-beleid en alle bijhorende richtlijnen, nota’s en tools, worden minimaal elke twee jaar getoetst en bijgesteld door het schoolbestuur. Hierbij wordt rekening gehouden met:

De status van de informatieveiligheid als geheel (beleid, organisatie, risico’s)
De effectiviteit van de genomen maatregelen en aantoonbare werking daarvan

Daarnaast kent VBS De Linde een jaarlijkse planning en controlecyclus voor IVP. Dit is een vast evaluatieproces waarmee de inhoud en effectiviteit van het IVP-beleid wordt getoetst.

Voor alle overlegmomenten geldt dat deze zoveel mogelijk ingepast worden in bestaande overlegvormen met hetzelfde karakter waarbij op:

strategisch niveau (richtinggevend) wordt gesproken over organisatie, alsmede over doelen, bereik en ambitie op het gebied van IVP.
tactisch niveau (sturend) de strategie wordt vertaald naar plannen, te hanteren normen, evaluatiemethoden, e.d. Deze plannen en instrumenten zijn sturend voor de uitvoering.
operationeel niveau (uitvoerend) de onderwerpen worden besproken die de dagelijkse uitvoering aangaan. Deze overlegvorm wordt niet centraal georganiseerd, en indien nodig in elk organisatieonderdeel van VBS De Linde afzonderlijk.

Bijlage 1: Tabel IVP rollen en taken

Wie

Rollen

Hoe

Verantwoordelijkheid / taken

Wat

Realiseren / vastleggen

School- of centrumbestuur

Eindverantwoordelijke
IVP-beleidsvorming, -vastlegging en het uitdragen ervan
Verantwoordelijk voor het zorgvuldig en rechtmatig verwerken van persoonsgegevens
Evalueren toepassing en werking IVP-beleid op basis van rapportages en bijsturen van dit beleid indien nodig
Organisatie IVP inrichten

Informatieveiligheids- en privacy beleid opstellen en goedkeuren en communiceren
Aanspreekpunt informatieveiligheid aanstellen
Oprichten veiligheidscel

Leidinggevende (directie)

Toezien op de naleving van het IVP-beleid en privacywetgeving en de daarbij behorende processen, richtlijnen en procedures door de medewerkers.
Communicatie naar alle betrokkenen; er voor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het IVP-beleid en de consequenties ervan.
Voorbeeldfunctie met positieve en actieve houding t.a.v. IVP-beleid.
Rapporteren voortgang m.b.t. doelstellingen IVP-beleid aan bestuur
Periodiek het onderwerp informatiebeveiliging onder de aandacht brengen in werkoverleg, beoordelingen,…
Implementeren IVP-maatregelen.

Communiceren, informeren en toezien op naleving van o.a.:

IVP in het algemeen
Hoe omgaan met leerlingendossiers
Wie mag wat zien
Gedragscode
Beveiliging van ruimtes
Preventieve maatregelen ( o.a. brand en waterschade aan servers…)
…

Data protection officer koepel

Schoolbesturen informeren en adviseren over hun verplichtingen krachtens de AVG en regelgeving;
Richtlijnen, kaders, procedures opstellen en aanbevelingen doen m.b.t. informatieveiligheid en privacy
Aanspreekpunten IVP opleiden en hen de nodige tools en hulpmiddelen verstrekken
desgevraagd advies verstrekken over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling
samenwerken met de toezichthoudende autoriteit en optreden als aanspreekpunt voor deze autoriteit
Brugfiguur naar de externe partijen toe
Lerend netwerk ontwikkelen en aansturen

Opstellen van algemene processen, richtlijnen en sjablonen IVP
Nascholingstraject organiseren
Overleg met informatieveiligheidsconsulenten onderwijsnetten en GO!
Overleg met externe partijen: leveranciers van leerlingadministratie en -volgsysytemen en leveranciers van didactische software
Tools aanpassen/ontwikkelen

Wie

Rollen

Hoe

Verantwoordelijkheid / taken

Wat

Realiseren / vastleggen

Aanspreekpunt informatieveiligheid

Informeert en adviseert directie/bestuur en personeel over IVP
Rapporteert naar directie/bestuur
Informeert de data protection officer van de koepel
Meewerken aan de uitwerking van een specifiek IVP-beleid op basis van het algemeen IVP-beleid
Voorstellen doen tot aanpassingen van centraal aangeboden processen, richtlijnen en procedures om de uitvoering van het IVP-beleid te ondersteunen binnen de school
Meewerken aan:
- classificatie van middelen
- risicoanalyse
- het opstellen van een veiligheidsplan
Aanspreekpunt voor IVP-incidenten
Incidentafhandeling (registreren en evalueren).
Invullen register verwerkingsactiviteiten

Voorstellen van aanpassingen aan de uitgewerkte formulieren van processen, richtlijnen en procedures rond IVP, bijvoorbeeld:

Security awareness activiteiten
Authenticatie en autorisatie-beleid
Gedragscodes (ICT en internetgebruik, sociale media, privacybeleid…) naar medewerkers en leerlingen toe
Verwerkersovereenkomsten regelen
Toestemming opstellen gebruik foto’s en video
Communicatieplan naar medewerkers, leerlingen, ouders en cursisten
Procedure IVP-incident afhandeling
Inrichten meldpunt datalekken
Melden datalekken naar de overheid toe
…

Invullen van register verwerkingsactiviteiten voor schooleigen situatie

Informatieveiligheidscel (CIV) van de school of het schoolbestuur [1]

Classificatie van informatie
IVP risicoanalyse uitvoeren
Prioriteiten voorstellen
Toegangsbeleid zowel fysiek als digitaal vaststellen en laten bekrachtigen door bestuur
De toegangsrechten van gebruikers regelmatig beoordelen en controleren.
Evalueren IVP-beleid en voorstellen van verbetermaatregelen
Bespreking veiligheidsincidenten en voorstellen formuleren voor te nemen maatregelen
Aanpassen gegevensbeschermings-effectbeoordeling aan eigen situatie

Inventariseren waar persoonsgegevens van de school terechtkomen (leveranciers lijst)
Classificatie van informatiebronnen en persoonsgegevens
Risicoanalyse uitvoeren en documenteren

Diverse aanvullende beleidsstukken, richtlijnen, procedures en protocollen, waaronder:

Toegangsmatrix diverse informatiesystemen en netwerk

Iedereen

Uitvoeren taken conform gegeven richtlijnen en procedures.
Verantwoordelijk omgaan met IVP bij de dagelijkse werkzaamheden

Richtlijnen en procedures volgen

Melden incidenten aan aanspreekpunt informatieveiligheid

Bijlage 2: Aanvullende nota’s

Bij dit algemene deel van het IVP-beleid horen nog enkele specifieke nota’s :

Classificatie van persoonsgegevens
Toegangsmatrices
Wachtwoordbeleid
Communicatiebeleid
Toestelbeleid
Backupbeleid

Tevens is er een bijkomend document voorzien, dat de nodige achtergrondinformatie bij deze nota’s.

Schoolinfo > Privacy > Informatieveiligheid- en privacybeleid De Linde /

Informatieveiligheid- en privacybeleid De Linde

Contact Info

Zoeken op deze site

Nieuws uit de klassen

GIMME